【月別特集】ハイブリッドワークに対応、在席管理

Microsoft 365のかゆいところに手が届くITツールを揃えている「Lookシリーズ」
Lookシリーズは、様々な観点から日々の業務効率化をサポートします。本ページでは、今使える！Lookシリーズ製品のご案内をしてまいります。

10月のおすすめPick Up

Teams利用が定着してきた昨今。完全にコミュニケーションはTeamsに集約させている、という企業様もいらっしゃると思います。
ただ、使いこなせばそれだけ追加機能も欲しくなるもの。今回は、Teams利用中の企業でよく聞く「今連絡したい相手が、どこで、何をしているかしりたい」在席管理に関する追加機能について、オススメできる「IBLook 」を特集します。

IBLookについて

IBLookは、今の在席情報を周りの社員、チームメンバーと共有できる製品です。Teams版・ブラウザー版を提供しており、用途に応じて選択頂いています。

ブラウザー版：階層表示の組織ツリーから部署毎に在席情報を表示
Teams版： Microsoft Teamsチームメンバーの在席情報を表示

在席管理に加え、下記の機能も利用できます。

伝言メモ機能
コメント機能
連絡アイコン(チャット・予定作成等)の表示
社員情報の表示　※ブラウザー版のみ
打刻システム　※ブラウザー版のみ

IBLookは、働き方の多様化、フリーアドレスに対応できる製品となっています。今回は活用例を紹介してまいります。

IBLook活用例

IBLookは、メンバーの状況確認からコミュニケーションの開始をスムーズに行えるツールです。
設定内容の自由度が高く、社内の運用に合わせて利用できます。

チームメンバーとの連絡開始が簡単

チームメンバーと連絡とりたいけれど、相手の勤務状況が分からず、連絡をしづらいということはありませんか？
IBLookは、出社や在宅などの勤怠状況や、連絡アイコンからは相手のプレゼンスが分かります。そのため、相手の現在の把握し、その時々に合わせた連絡手段を決定できます。

電話の取り次ぎが簡単

テレワーク、フリーアドレスなど様々な勤務体系により、電話の取次ぎにお悩みを抱えている企業様必見の機能です。
会社や部門の代表宛にかかって来た電話も、スムーズに取り継ぐことができます。
電話の受け手は、IBLookで現在の状況を確認、オフィスに不在であれば伝言メモ入力を行います。
伝言メモは入力項目が決まっているため、人によって登録内容に不足がある、という事態を避けることができます。

勤務場所がどこであっても使える

IBLookで利用する在席・外出などのステータスは、企業の管理者側で設定します。
ステータス：色・内容・個数
表示項目：内容・個数
これらを自社でのニーズに合わせてカスタマイズすることで、活用することができます。

【活用例】こんなところで使えます

ハイブリッドワーク実施中

今、どこで業務をしているか？次はいつ出社するのか？を明確にできます。

様々な勤務形態がある工場

早番・夜勤など、自社の勤務形態に合わせたステータスを作っておくことで、今日誰がどこで、どの勤務形態、という情報をIBLook画面から共有できます。

シフト制を導入している店舗

早番・中番・遅番など、店内スタッフ間、および店⇔本社スタッフ間で、当日の勤務体系を知らせるツールとしても利用ができます。
ステータス変更履歴は管理者でCSV出力もできるため、勤怠管理・休憩の確認などにも利活用が可能です。

外出先でもすぐ使える

IBLook for Microsoft Teamsは、モバイルデバイス版 Microsoft Teamsでも利用することができます。
外出中、急遽、訪問先が増えて帰社時間が変更に・・・といった場合も
モバイル版TeamsのIBLookで帰社時刻を変更し、まわりのメンバーに伝えることが出来ます

フリーアドレスでの困った、を解消

IBLook ブラウザー版では、IBLook画面上部にハイパーリンクを貼ることができます。他の社内システムやSharePointファイルへのURLを貼り付け、ポータルとして利用ができます。

例えば、今日の居場所がわかる座席表へのリンクを貼っておけば、フリーアドレスの場合でも「今、どこにいるか分からない」のお悩みも解決します。

① 上部のリンクに座席表を掲載
② 自身のステータスに、座席表が示す勤務場所を入力する
③ 他メンバーと座席位置を共有～”今日働く場所”の共有が可能になります。