8月のおすすめPickUp
リリースしたばかりの「Teamsチャットログ収集機能」を特集！
近年、Microsoft Teamsの利用が定着し、個々のコミュニケーションや、取引先との連絡、承認・意思決定に関わるやりとりなど、多くの業務がTeams上で行われるようになっています。
そのため
・監査対応のために履歴を保管したい
・退職者の業務引継ぎや過去の経緯確認のため、チャット履歴を適切に保全したい
といったニーズも増えつつあります。
今回の特集では、そういったニーズに応えるLogLook＋の「Teamsチャットログ収集機能」について、機能概要や活用シーンを交えながら紹介していきます。
LogLook＋とは
Microsoft 365の監査ログを自動収集し、長期保管・検索・レポート分析を行うことができるログ管理サービスです。すべての機能を、専用ポータルから利用できます。
レポート画面では、SharePointのファイル操作履歴やExchange Onlineの利用状況などを把握できます。
また、必要な記録は、CSV形式でダウンロードできるため、監査や調査時の業務負荷軽減にも役立ちます。
Teamsチャットログ収集
最新のTeamsチャットログ収集機能では、個別チャット、グループチャット、チャネル投稿、会議チャットの会話やリアクションログを自動収集・保持し、ポータルから必要な時に必要なログを検索できます。また、ログは月単位で保持され、CSV形式で出力が可能です。
LogLook＋ チャットログの活用例
LogLook＋「チャットログ収集機能」は、こういった時に活用できます。
監査や内部統制
メールだけでなく、Teamsチャットやチャネルでも承認依頼などの重要なやり取りが行われるようになっています。
監査や内部統制の場面では、
・当時どのような経緯で承認されたのか
・どのようなやり取りが行われていたのか
といった意思決定の背景や判断の根拠を、遡って示すよう求められることがあります。
LogLook＋ポータルから、Teamsチャットログや、他に必要なログをダウンロードし、監査証跡として活用できます。
Teamsチャットログだけでなく、Microsoft 365の監査ログもあわせて確認できるため、関連する操作の流れを一連の記録として追跡できます。
必要な時に業務の証跡を確認でき、監査対応や調査業務の効率化につながります。
コンプライアンスチェック・ハラスメント対応
Teamsによるコミュニケーションが日常化する中、社内トラブルやコンプライアンス上の問題が発生した際には、当時のやり取りや経緯の確認が必要になります。
例えば、
・不適切な発言に関する相談
・情報漏えいが疑われる事案
・認識の相違によるトラブルや問い合わせ
などが発生した場合、過去のチャット履歴を確認することで、事実関係の整理や状況把握に役立てることができます。
Teamsチャットログを、事実関係の判断材料として活用できます。
対象期間や対象ユーザーを絞り込んで、必要なやり取りだけを抽出できます。万一のトラブル発生時にも、事実確認をスムーズに行えます。
退職者の対応
取引先とのやり取りや社内調整、問い合わせ対応などもTeamsで行われるケースが増えています。
しかし、担当者の異動や退職が発生した際、
・どのような経緯で話が進んでいたのか分からない
・過去にどのような対応を行っていたのか確認できない
といった問題が発生することがあります。
Teamsチャットログから、過去のやり取りや判断経緯、対応履歴を確認できるため、引継ぎ漏れの防止や業務継続に役立てられます。
退職や異動から時間が経っても、保管しているログをたどることで、当時のやり取りをすぐに確認できます。
後任者が過去の経緯を把握でき、業務の属人化防止や継続的な顧客対応につながります。
トラブル・インシデント対応
社内で障害などが発生した際、対応メンバー間の連絡や状況共有はTeamsで行われることが多くあります。
対応後は、
・なぜその対応を選択したのか
・どのタイミングで復旧判断を行ったのか
といった対応内容や判断経緯を振り返る必要が出てくることがあります。
Teamsチャットログから、障害発生から復旧までのやり取りや、判断経緯を時系列で追跡できます。そのため、報告書作成や再発防止策の検討に役立てることができます。
過去のやり取りや判断経緯を時系列で確認できるため、障害報告書の作成や原因分析をスムーズに行えます。また、対応内容を振り返ることで、再発防止策の検討にも活用できます。
LogLook＋でのチャットログ運用メリット
Microsoft 365 標準機能では実現できない操作性
LogLook＋では、Teamsチャットログを継続的に収集・保管できるため、必要なタイミングで過去の履歴を、素早く検索・確認できます。ログは、CSV形式でダウンロードでき、使い慣れたExcelを使って、Teams会話の分析が可能です。
Microsoft 365 標準機能との違い
| 項目 | 標準機能 | LogLook＋ |
|---|---|---|
| データ取得・集計 | 専用ツールでPST形式で書き出し。Excelで扱うには変換が必要。集計は毎回手作業 | CSVで一括ダウンロードでき、ExcelやPower BIにそのまま取り込んで集計可能 |
| 自動保存 | 不可 | 定期的に自動保存 |
| チャットの種類 | 個人チャット/グループチャット/会議チャット/チャネルチャットを個別に確認 | 個人チャット/グループチャット/会議チャット /チャネルチャットを一元化 |
必要な範囲だけ収集可能
LogLook＋では、特定ユーザーや特定チームを収集対象から除外することが可能です。運用ポリシーや利用目的に合わせて収集対象を柔軟に設定できるため、必要な範囲に絞ったログ管理を実現できます。
チャットログを業務記録に活用できる！
Teamsチャットは単なるメッセージではなく、業務上の重要なやり取りが記録される場所になっています。
LogLook＋のTeamsチャットログ収集機能なら、過去のやり取りを保管・検索・確認でき、Microsoft 365全体の操作記録とあわせて、監査対応やコンプライアンス対策、退職者対応、トラブル対応などに活用できます。
LogLook＋の詳細は、オンラインデモをご利用ください。
無料トライアルのお申し込み
30日間の無料トライアルを用意しています。トライアル期間中は、管理者および利用者向けのマニュアルを提供いたします。また、サポートチームによるメール保守もついています。
