【月別特集】6月 Teamsまわりを完全装備 ②

Microsoft 365のかゆいところに手が届くITツールを揃えている「Lookシリーズ」
Lookシリーズは、様々な観点から日々の業務効率化をサポートします。本ページでは、今使える！Lookシリーズ製品のご案内をしてまいります。

6月のおすすめPickUp

Microsoft Teamsをもっと活用したい
Teamsの利用に慣れてくると多くの方はそう思うのではないでしょうか？
そんな「Teamsにこんな機能があったら、もっと便利に使えるのに・・・」という、かゆい所に手が届く製品を前回に続き、特集していきます。

Lookシリーズは、日本マイクロソフト社のマイクロソフトパートナーオブザイヤーを2021・2022と2年連続受賞しました。

今回は、様々な場面で利用ができるTeamsアプリをご紹介します。Teams利用者によく聞くお悩みを解決できるTeamsアプリとその活用例をご紹介していきます。

予定調整のお悩み解決

Teams利用者からの実際の声をもとにした、Teamsアプリ活用術

連絡相手の検索

【Teams利用者の声】

総務部の鈴木さんにチャットするように言われたけど、Teams標準機能で検索したら、全社の鈴木さんが表示される。その方々の部署も分からない。

結局どの鈴木さん？？検索できる機能はないかな。

【解決策】階層型アドレス帳の「検索」を利用

利用製品
・AddressLook for Microsoft Teams

AddressLook for Microsoft Teamsは、組織ツリーから連絡相手を選択できる階層型アドレス帳機能を提供します。その機能の１つ、「検索機能」を使うことにより、相手を探すことができます。

検索例)
フルネームが分からない時 → 「表示名・部署」を入力して検索
名前は分かるけど部署・部署名が分からない時 → 「表示名」を入力して検索
各企業様で設定できるカスタム項目を設定することにより「スキル検索」も可能になります。

操作不明点の解決

【Teams利用者の声】

Teamsの機能の名称・仕様が変わったみたい。いつも見ていたあの機能は、どこから表示できるのか・・・

画面が変わると利用方法が分からなくなって困った。

【解決策】マニュアル内検索機能を利用

利用製品
・ManualLook みちびきBot

Microsoft 365 マニュアル提供サービスManualLookの機能の１つ、Teamsボットである「みちびきBot」を利用することでTeamsの不明点を解決できます。マニュアル内の検索が可能で、不明点を入力すると、答えが分かるマニュアル箇所まで導いてくれます。
自社で社内向けマニュアルを作成することも不要になり、システム管理者の手間も解消できます。

グループ単位でのコミュニケーション

【Teams利用者の声】

よく連絡する人は固定化してきているのに、毎回メンバーを選択していて手間がかかっている。もっと簡単にクリックだけで選択して、ビデオ通話を行えればいいのに。

【解決策】階層型アドレス帳の「お気に入り機能」を利用

利用製品
・AddressLook for Microsoft Teams

AddressLook for Microsoft Teamsの「お気に入り機能」を利用することで、宛先の管理が簡単になります。他の人と共有されない個人のお気に入りグループを作成し、連絡相手を管理します。
お気に入りグループの作成・編集・削除の操作は簡単で、グループ内全員もしくは複数名をクリック選択すればチャット・予定作成・音声通話・ビデオ通話の起動をすぐに行えます。
「チャット一覧から利用したいグループチャットを探すのに時間がかかっている」というお悩みも解決ができます。

受付の無人化

【Teams利用者の声】

受付の無人化を図りたいという会社の意向。
無人化する上で課題の「お客様にご不便をかけないか」「担当者への連絡手段」を解決できる製品を探したい。

【解決策】受付管理システム、受付通知ボットを利用

【利用製品】
・ResourceLook

会議室予約管理システム ResouceLookは、会議室端末・集中制御端末など様々な端末を用いて、会議室の予約を管理します。その中の機能である「来客管理・受付管理機能」を利用することで、受付の無人化をサポートします。

利用イメージ

担当者は、会議室の予約時に、来訪者情報を入力し、受付番号を発行します。
当日、お客様は受付管理端末に受付番号を入力します。番号が入力されると、会議担当者のTeamsに通知が入ります。

本ページで紹介しているTeamsアプリ各種の詳細は製品ページからご確認ください。
ご希望に応じて、製品画面をご覧いただきながらのご説明（オンラインデモ）も可能です。