【月別特集】組織を超えた予定調整をもっとスムーズに

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半期の節目を迎えるこの時期は、新しいプロジェクトが動き出し、組織をまたいだ予定調整の機会が増えてきます。プロジェクトメンバーとの会議調整時も、参加者が複数組織にまたがると、メールやチャットでの空き時間確認などの往復で、日程を決めるだけで数日かかることも珍しくありません。

ScheduleLookの新機能では、そんな複数組織間の予定共有も簡単にできます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　今回の特集では、その仕組みと会議招集を効率化する機能をあわせてご紹介します。

日程調整だけで疲れる・・・こんなお悩みありませんか？

関係者がグループ会社や支店といった”複数の組織”にまたがる場合、予定調整の際こういった課題が出てきます。

①相手の空き時間が分からず、候補日をメールで送って返信を待つところから始まる。
②候補日が合わず、再調整のやり取りが何往復も発生する
③参加者が多い会議ほど、宛先を1名ずつ検索して追加するのに時間がかかる

結果として、「打ち合わせの中身を決める前に、日程を決めるだけで数日かかる」という状態が生まれています。

これらは、他組織の予定が見えないことと、招集の手間という2つに整理できます。　　　　　　　　　　　　　　ScheduleLookの新機能は、この両方に対応します。

新機能① 他組織の予定表示｜社外テナントのメンバーも一覧で確認

これまでは、グループ会社との打合せ調整は手動のやり取りに頼らざるを得ませんでした。

新機能では、他の組織（Microsoft 365の外部テナント）のユーザーをScheduleLookのグループメンバーとして追加し、自社メンバーと同じ画面に予定を並べて表示できます。

複数組織にまたがるプロジェクトメンバー全員の予定を、一覧で把握でき、会議予定を一度で設定できます。別途行っていた候補日のやり取りそのものが不要になります。

できること｜安全性を担保した組織をまたいだ予定の見える化

セキュリティやプライバシーに配慮し、管理者と利用者、それぞれの立場で公開範囲をコントロールできます。

・管理者が連携範囲を制御　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　表示を許可する組織をドメイン単位で設定できます。

・利用者が公開レベルを選択　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「空き時間のみ」「予定タイトルまで」を相手組織ごとに設定

活用シーン　グループ会社との定例会議（親会社×子会社）

親会社経営企画部の社員Aさんが、子会社の役員・部長陣が参加する「グループ月次業績レビュー会議」を調整。

従来の運用　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
・子会社3社の出席者（計6名）にメールで候補日時を送付し、返信を待つ　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

・予定が合わなければ再調整となり、日程確定までに3〜4日かかる

ScheduleLook導入後
・他グループ会社の出席者を、グループに追加し、1画面で全員の空き時間を可視化

・共通の空き時間をその場で特定して参加依頼を送信、調整はおよそ1分で完了

必要な相手にだけ必要な情報を公開する設定をしておけるので、社外を含む共有でも安心して利用できます。

新機能② グループメンバーの宛先一括追加｜会議招集をもっとスピーディーに

参加人数が多い場合の予定作成では、メンバーのメールアドレスや名前を1名ずつ検索して追加するのに時間がかかります。

新機能では、ScheduleLookのグループに表示されているメンバーを、1クリックでまとめて予定の宛先（参加者）へ一括追加できます。

できること｜招集の手間削減と追加漏れ防止

これまでの「検索→追加」の繰り返しが、「グループ選択→一括追加」に変わります。

・ワンクリックでの一括宛先設定
ScheduleLookの画面上のグループに表示されているメンバー全員を、一括で予定の参加者欄へ追加できます。

・打ち間違い・追加漏れの完全防止
手動による1名ずつの「検索→選択」が不要になるため、新しく配属されたメンバーの漏れや同姓同名の選択ミスを防げます。

活用シーン　組織改編・異動直後のキックオフ＆顔合わせ会議

組織変更に伴い新設された「デジタル推進部」の部長Bさんが、配属されたメンバー20名との初回顔合わせ会議を調整。

従来の運用
・異動直後でメンバーの氏名・アカウントが把握できていない

・組織図や名簿リストと照らし合わせながら、1人ずつ慎重に検索・追加する

ScheduleLook導入後
・最新の情報が反映された組織階層から「デジタル推進部」を選択し、宛先を一括追加

・新メンバーが漏れなく宛先にセットされ、即座に全員へ会議案内を送信

新機能③ グループメンバーの一時削除（非表示）｜対象者だけで空き時間を確認

予定調整の最中に、普段使っているグループ（部署やプロジェクトチーム）の全員ではなく、「今回はこの3名だけ」「役員を除いた現場メンバーだけ」で打合せ日程を決めたいというケースがあります。

しかし、そのたびに新しいグループを作るのは手間がかかり、現実的ではありません。

新機能では、グループの表示メンバーを画面上から一時的に削除（非表示に）できます。グループの基本データ（マスター情報）には、一切影響を与えず、「今、打合せをしたいメンバーだけ」に絞り込んで空き時間を確認・調整できます。

できること｜グループを壊さず、その場限りの柔軟な絞り込み

一時的な絞り込みなので、元に戻す操作もかんたんです。

・ワンクリックで一時的に非表示化
今回対象外となるメンバーを、一時削除ボタンで画面から一旦除外して、必要メンバーのみを表示します。

・マスター情報に影響せず、すぐ元に戻せる
あくまで「自分の画面上での一時的な表示切り替え」のため、グループ定義そのものや他の同僚の表示には影響しません。画面を更新するか、再度グループを選択し直すだけで、元の全員表示の状態にすぐ戻ります。

活用シーン　プロジェクトチームから「現場メンバーのみ」で事前すり合わせ

プロジェクト（15名）の事務局Bさんが、来週の全体会議に向けた資料作成のため、役員や部長を除いた「現場担当者5名」で事前に1時間の作業時間を確保したい場面。

従来の運用
•多忙な役員や部長の予定でカレンダーが埋まって見えるため、一見すると「全員の空き時間がない」ように感じられる

•必要メンバーだけの空き時間を目で追うには限界がある

ScheduleLook導入後
•プロジェクトグループから、上司・役員メンバーを一時的に非表示にする

•現場担当者5名だけの空き時間がはっきり見え、元データを変えずに事前すり合わせ時間を確保

グループを作り直す手間がなく、元データにも影響しないため、必要な時だけスムーズに絞り込み調整のストレスと確認ミスを大幅に軽減できます。

新機能④ ヘルプリンクURLの変更｜自社の運用ルールへ利用者を誘導

「会議室予約のルールはどうなっていたっけ？」「他者の予定を表示変更したいときはどこで変更する？」など、製品の操作方法だけでなく「自社固有の運用ルール」に対する問い合わせは、情報システム部門や管理者の大きな負担になりがちです。

新機能では、ScheduleLook内の「ヘルプ」リンクの遷移先URLを、管理者が自由に指定できるようになります。自社ポータルやFAQサイト、社内マニュアルへ直接誘導できます。そのため、問い合わせの削減とルールの定着を同時に実現します。