Microsoft Teamsの利用にも慣れ、活用が進むと気になるのが、「あれ？これなんのチーム？」「チームだらけで用途の区別がつかない」などチームの乱立です。
このままでは管理が追い付かない！そんな課題を解決するアプリ「TeamFactory」を特集します。
アナウンス動画（音声有り）
このままで大丈夫？
Teams利用が進むと、起こりえる問題
Teamsの便利さ故、企業内での利用が進みます。当然、Teams上には、それぞれの部門やプロジェクトの数の”チーム”が作られていきます。
ですが、この状態を適切に管理していかないと、下記のような課題が出てきます。Teams標準機能だけでは、管理が追い付きません。
チームの乱立
利用者側で自由にチームを作らせているので、チーム数が膨大になり、使ってないチームもあって乱立します。
ゲストユーザーの管理
終了したプロジェクトに参加していたゲストユーザーが、そのままになっているチームが多く存在していたりします。
サイト容量のひっ迫
チームのファイル共有場所には、不要なファイルで容量を占領されており、全体の容量をひっ迫させることもあります。
導入の面倒さ
システムを導入するには、それなりの時間と費用がかかります。
それぞれの課題って・・・
チームの乱立
プロジェクト横断型のチームが作れて、簡単に情報共有ができるTeamsですが、ポリシーを決めずに運用を始めると、利用者が自由に作ったチームが無数に存在することになり、そのまま放置される野良チームだらけになります。
このままでは、チームの管理や利用者の利便性も損ねてしまいます。
また、チームを乱立させておくと、こういった課題も
ゲストユーザーの権限チェック・管理不行届き
外部メンバーや取引先とのプロジェクトでは、チームにゲストユーザーを招待し、状況共有を簡単に行えますが、「共有ファイルへの操作」「プロジェクトが終わったあともゲストユーザーが残っているチームがそのまま」「不正なユーザーのチェックができない」ままだったりします。
セキュリティとしても問題です。
SharePointサイト容量のひっ迫
チームを作ると自動的に作成されるSharePointサイト。大量にファイルのアップロードをしているチームサイトを、プロジェクト終了後もそのままにしていると、徐々に容量はひっ迫してしまいます。使っていないチームを放置しておくと、テナント全体のストレージ容量の不足つながります。
これらの課題に早く対処しないと、管理者側でのTeams管理ができなくなるどころか、利用者への影響も発生します。
Teams導入前でも導入が進んでいるところでも、TeamFactoryを導入すれば、チーム作成のルール付けや乱立してしまったチームの整理を行い、快適なTeams利用環境を整えることができます。
それぞれの解決方法をご案内
「チームの乱立」を解決
TeamFactoryに含まれる「SHINSEI（申請）」の機能を使えば、Teamsチーム作成時のルール付けができます。利用者は、ルールが設定されたテンプレートから、チームの作成・変更申請を行い、承認されたら自動的にチームが作られます。これ以上の乱立を防ぐことができます。
また、TeamFactoryの「SHIWAKE（仕分け）」を併用すれば、すでに乱立しているチームの棚卸に使えます。
「ゲストユーザーの管理不行届き」を解決
TeamFactoryに含まれる「BUNSEKI（分析）」の機能を使えば、監査ログからTeamsチーム内のファイル操作や活動状況を把握できます。
チームの活動状況を可視化されるので、ストレージの利用容量やチーム内ゲストユーザーの有無も一目で分かります。
「SharePointサイト容量のひっ迫」を解決
TeamFactoryに含まれる「SHIWAKE（仕分け）」の機能を使えば、チームの利用状況を確認し・チームに対する適切な処置を行うことができます。
最終利用日、メンバー数、使用ストレージ量での絞り込みを行い、そのまま該当チームへの処理ができます。
また、使われていないチームに対する、利用者への確認通知や、アーカイブ・削除の処理まで、自動化の設定をすることも可能です。
導入開始までも最短に
TeamFactoryは、Teams上およびブラウザーで動作するSaaSアプリケーションです。アプリの導入は、サービスを開通するために最低限必要となるアクセス設定と、各機能で使うアカウントの用意を行って頂くだけ。数か月もかかるような工程は必要ありません。
利用料
| 初期費用 | ¥250,000 |
| 年間利用料 | ¥240,000～ |
※表示は、税抜きの料金です。
※利用されるユーザー数で料金が変わります。ユーザー数は、ご利用中のMicrosoft 365のライセンス数となります。
※SHINSEI、BUNSEKI、SHIWAKE のいずれか1機能、または複数機能での契約ができます。
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無料トライアルのお申し込み
30日間の無料トライアルを用意しています。トライアル期間中は、管理者および利用者向けのマニュアルを提供いたします。また、サポートチームによるメール保守もついています。
