【月別特集】2月　リソース管理をスマートに

Microsoft 365のかゆいところに手が届くITツールを揃えている「Lookシリーズ」
Lookシリーズは、様々な観点から日々の業務効率化をサポートします。本ページでは、今使える！Lookシリーズ製品のご案内をしてまいります。

2月のおすすめPickUp

オフィスワークとテレワークを組み合わせ働く「ハイブリッドワーク」、働く場所を自由に選択できる「フリーアドレス」など、企業毎に様々な働き方を実施されていることと思います。
今月は、そんな働き方の多様化に対応し、活用できる製品をご紹介します。

ResourceLook Online

Exchange Onlineと連携し、会議室予約管理を行うことができます。
会議室予約と併せて、受付・来訪者管理機能があり、受付の無人を図ることも可能です。限られたリソースである、会議室をフル活用することができます。

ResourceLookで出来ることは、会議室予約管理だけではありません。
ResourceLookに含まれる機能を活かした、オフィス全体でも利用方法をご紹介します。

様々な働き方に対応！無駄をなくしたスマートなリソース管理

１．集中制御機能
会議室や備品などのリソース予約管理も端末1台で

「集中制御機能」を利用することで、会議室の入退室管理を集中的に行うことができます。
エントランスなどに1台端末を設置すれば、予約状況や入室操作・今すぐ予約操作もここから実施することができます。
予定が早く終わった場合は、退室処理を行うことで、会議室の予約を開放し、他の人が今すぐ利用することができます。

また、この会議室を社用車などの設備に置き換えて運用することで、設備・備品の管理にも使えます。
社用車や、プロジェクターなどの備品も集中的に管理ができ、備品利用中のステータスや返却時間も共有できます。
利用記録のログをCSVで出力可能で、これまでのExcelなどのファイルでの管理から卒業ができます。

２．来訪者管理機能
会議室予約と一緒に、来客情報も集中管理

「来訪者管理機能」を利用することで、来客情報をスムーズに来客対応担当者へ伝えることができます。
利用方法としては、Outlookでの会議室予約時に、来客情報を登録します。給茶の有無など、表示・入力項目は管理者で選択することが可能です。来客対応の担当者は会議室の利用一覧から項目を確認、対応を行うことができるようになります。対応のお願いを口頭、チャットなどで伝える必要がなく、対応間違いを防止することができます。

３．受付管理機能・受付端末
受付の無人化で、社員もお客様もスムーズな来訪

受付管理機能を利用することで、受付の無人化を図ることができます。
会議開催担当者がOutlookでの会議室予約時に、来客情報を入力、その後受付番号を発行します。来訪者は、当日に受付端末から番号を入力するだけで担当者を呼び出せます。
担当者へは、受付番号が入力されると、会議開催担当者のTeamsのチャットボット「受付システム通知ボット」でお知らせします。
受付管理機能を利用することで、無人でも「分かりやすく、スマートな受付」を実現することができます。

４．予約一覧・受付機能
入退館処理をスマートに

ResourceLookの受付画面では、会議室全体の予約・利用状況の確認、来客対応のステータスを確認できます。
来客情報が入力されている予定は、一覧上で色付けして表示されます。来客対応ステータスにより色が変わるので、会議室利用状況と来客対応（入退館処理）の状況を一目で確認ができます。
入退館処理も行った時間も記録され、データのエクスポートも行えます。

５．集中制御機能
フリースペースの管理も簡単に

フリースペースのはずなのに、私物を置かれていてなかなか利用ができない、席が固定化されているというお悩みにも対応！
集中制御端末1台を使って、誰からも簡単に予約できるようにし、そんな「なんとなく利用しづらい座席」を無くすことで、平等に利用できる環境づくりが可能となります。
誰が使っているかを見える化することで、社員のちょっとした相談も行えるため、コミュニケーションの活性化も図れます。予定時間、実際利用された時間のCSV出力、スペース毎の利用頻度を利用状況レポートからランキング形式で確認も可能です。利用状況の見直しまでResourceLookで行えます。

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