業種
製造業
導入背景・課題点
勤怠管理はExcel管理、行先表示は手書きホワイトボード、というアナログ環境で在席・勤務状況の管理を行ってきました。Microsoft Teamsを導入することとなり、「電子化できるものは電子化する」、という方針が打ち出され、Teams上で勤怠と在席管理の両方ができそうな「IBLook」の導入検討に入りました。
ブラウザー及びTeams上での管理ができること、幅広い年代の社員にも 分かりやすい操作性で、利用定着が進むと判断し、無料トライアル期間を経て導入にいたりました。
利用方法
自社の勤務体系に沿った、ステータスを設定
弊社独自の勤務体系があるので、ステータスの設定内容は熟考しました。ステータスとは、出社中・外出中など、IBLookで独自に作成できるものです。おかげで表現は自社にあったものを管理者側で作成できました。
また、出勤・退社の打刻ボタンを表示できるので、利用者の出退勤の記録もパソコン上のブラウザー上で行っています。
打刻管理はブラウザーから。定着できるような仕組みづくり
打刻管理をブラウザーから行う、ということを認識し、慣れてもらうために、ポータルサイトにリンクを張り、定着を促しました。打刻記録はCSV出力ができるため、出退勤管理が簡単になったと利用者、労務担当者から喜ばれました。
導入後の効果・結果
オンラインホワイトボードとして、デジタル化に成功
Teamsとブラウザーでの出退勤、ステータス入力ができるようになり、デジタル化が進みました。出退勤と在席ステータス入力が、ひとつのアプリで出来るので、利用者にも浸透が早かったと思います。
そして情報の一元化が出来たことで、管理者の業務効率も向上しました。
様々な情報×ステータス
IBLookはステータス情報の表示の他にも、使える機能が備わっています。
内線番号や顔写真などプロファイルを掲載できるので、連絡を取ることが格段に簡単になりました。IBLookから、チャット、予定作成、Teams通話の画面を呼び出せるので、連絡を取りたい相手と、1対1の連絡をすぐに始められます。
ステータス、Teamsのプレゼンスから相手の状況を把握し、そのまま連絡ができるので、連絡の効率化が実現できています。メンバーへの利用が定着し、Teamsの利活用が進んできていることも実感しています。
