11月のおすすめPick Up
Microsoft Teamsの利用で多くの企業様から伺う悩みのひとつが「チームの乱立」です。Teams利用がユーザーに浸透すればするほど、この問題に直面することが多いようです。「チームの乱立」以外にも「ゲストユーザー」の管理のお悩み、SharePointのストレージのお悩みなど、様々なお悩みを解決できる製品を紹介していきます。
TeamFactory – SHINSEI – 機能を徹底解説！
TeamFactoryについて
Microsoft Teamsの運用を円滑に進めることを目的とした、チーム管理機能の集合体です。
チーム作成・利用状況・チームの棚卸に使える、3つの管理機能を提供しています。
今回は、チーム作成・編集をルール化できる 「SHINSEI（申請）」を紹介するよ！
SHINSEIで出来る5つのこと。利用者・管理者それぞれの目線で説明していきます。
チームの作成、変更は承認制に！
ワークフローを使って申請制にできる。
利用者向けポイント！
申請フォームが分かりやすくて、申請が簡単
利用者が新規作成や編集の申請をする時は、用意されたテンプレートを利用します。申請内容の選択、各項目の入力、いずれもシンプルな画面で行えるのが特徴です。
管理者向けポイント！
決裁画面も見やすい！決裁業務の負担を削減
SHINSEIで行われた申請は、「申請一覧」から決裁を行うことができます。申請内容の確認、コメント入力を入れての差し戻しも可能です。
承認された項目は自動で設定を反映！
スピーディーなチーム管理を実現
利用者向けポイント！
決済されたら自動的に作成/変更を開始。完了したらアクティビティでお知らせ
承認者からの承認が下りた際は、15分ごとにジョブが実行され、チーム作成、チーム設定内容の変更が行われます。
例) チームメンバーの変更申請を行う
14：20 SHINSEIにて変更申請
14：30 承認権限を持つユーザーに申請があった旨、通知が届く
14：40 承認者が承認
14：45 チームメンバーの変更が行われ、申請者に通知が届く
管理者向けポイント！
承認完了後、別作業は不要！Teamsに自動反映
決裁者は、申請内容を確認し、承認するだけ。承認した内容は、自動反映されるので、他の操作は不要です。
入力時にも運用ルールを再確認！ヒントテキスト機能
利用者向けポイント！
チーム作成時、項目入力時にルールを再確認できる
項目の入力欄には、ヒントテキストが表示されます。チームの命名規則、チーム責任者を誰にするかの決まり、などを改めて確認しながら入力でき、迷わす申請を進めることができます。
管理者向けポイント！
申請画面に告知内容を表示できて、周知が簡単
チーム作成の申請画面で、利用者向けの入力を補助するテキストを設定可能です。
その他に、TOP画面編集機能を使って、運用ルールなどの告知文を掲載しておくこともできます。
難しい設定は不要！
自社のTeams運用ルールに沿った権限設定ができる
管理者向けポイント！
申請内容ごとに各種設定ができる。権限の細分化が可能
チーム作成、各種変更に関する申請は、項目毎に決裁者を設定することができます。
✅ 新規申請
利用テンプレートの表示/非表示、各テンプレート毎に決裁者を設定
✅ 変更申請
申請自体の表示範囲、変更内容毎に決裁者を設定
✅ 削除申請
申請自体の表示範囲、変更内容毎に決裁者を設定
ワークフロー設定では、「責任者＋承認者」の2段階での承認を設定することができます。
※「チーム責任者」とは、各チームの管理を部分的に担うユーザーであり、TeamFactory独自の役職名です。
【利用例】
チーム責任者・・・一定の役職以上を設定 承認者・・・情報システム部担当者
このように設定をすることで、まずはチーム責任者が承認、その後情報システム担当者が承認という形ができるので、運用ルールも細かく設定することができます
TeamFactoryの他機能も併用して、Teams周りを完全装備！利用分析やチーム棚卸もできる
【SHINSEI（申請）× BUNSEKI（分析）】
チームに関する申請がBUNSEKIからも確認可能
チームで行われた変更について、SHINSEIでの申請履歴がまとまって表示されるため、「いつからゲストが追加されているか」など変更履歴を速やかに確認ができます。
【SHINSEI（申請）× SHIWAKE（仕分け）】
SHINSEIで作成したチームの利用状況の定期点検
SHINSEIにて作成されたチームが利用されているか、社内ルールに沿って利用されているかどうかを定期的に確認することが できます。一定期間利用のないチームを検出し、棚卸も可能です。
Microsoft Teamsの利用環境を整えるならTeamFactoryのご利用を！
TeamFactoryは、Teams導入済環境も今から整えることができます。機能の詳細は、オンラインデモで解説します。
無料トライアルのお申し込み
30日間の無料トライアルを用意しています。トライアル期間中は、管理者および利用者向けのマニュアルを提供いたします。また、サポートチームによるメール保守もついています。
