【月別特集】1月　無駄を出さない会議室予約管理ツール

Microsoft 365のかゆいところに手が届くITツールを揃えている「Lookシリーズ」
Lookシリーズは、様々な観点から日々の業務効率化をサポートします。本ページでは、今使える！Lookシリーズ製品のご案内をしてまいります。

1月のおすすめPickUp

新しい年を迎え、新たな気持ちで日々の業務を見直した時、「これ、無駄かもしれない」と思うことはありませんか？
それ、システムを導入することで解決できるかもしれません。
今回は、そんな見直したくなる「会議室の無駄」に注目して、解決に導く製品をご紹介します。

ResourceLook

Exchange Onlineと連携し、会議室予約管理を行うことができます。会議室予約運用以外にも、受付・来訪者管理機能があり、受付の無人化を図ることも可能です。限られたリソースである会議室をフル活用することができます。

ResourceLookで会議室にまつわる無駄を削減！

１．会議室の”カラ予約”による無駄を無くす！

会議室の予約状況を見ても、すべて埋まっているのに、実際に会議室に行くと空室があるという”カラ予約”のお悩みは、ResourceLookの自動キャンセル機能で解決できます。
会議室端末で入室処理を行っていない予約は、自動でキャンセルされ、予約無しの空室状態になります。自動キャンセルまでの猶予時間は、管理者側で設定が可能です。
また、自動キャンセル前に開催者宛てに「自動キャンセル延長確認メール」を送ることも可能です。
自動的に予約を開放することで”カラ予約”を減らし、使いたい人が使える会議室にできます。

２．”長引く会議”の無駄を無くす！

会議室の次の予約まで時間があると、会議も延長してしまうことも。
予定時間通りに会議を終了させ、無駄に長引く会議を解消する機能が、「アラーム機能」です。
終了時刻前にアラームを鳴らし、会議の終了を参加者にお知らせすることができます。アラーム音を鳴らす回数、鳴らすタイミングは、管理者で設定が可能です。
会議時間を意識して、ダラダラ会議を無くす習慣付けができます。

３．会議室の”利用していいか分からない”を無くす！

会議室端末から直接できる「今すぐ入室」を使うと、急な利用や短時間の利用にも、役立ちます。
現在、予約が入っていない会議室は「空き」状態となり、次の予約時間までは、そのまま会議室を確保できます。わざわざOutlookから予約をする必要はありません。
「今使いたい人」が、利用できる会議室としてフル活用ができます。

４．会議の”仮予約”による無駄を無くす！

「とりあえず会議室を抑えたけど、予約したことを忘れてしまっていた」というような、会議室の”仮予約”の頻発解消に活用できるのが「リマインダーメール」機能です。
会議室利用予定日の１、7、30日前になったら、会議開催者へリマインダーメールを、自動送信することができます。
利用者に会議室予約があることを認識させ、必要ない場合はきちんと会議室の予約を手放すという習慣化ができることで、仮予約による無駄も解決できます。

５．会議室の運用見直しで無駄を無くす！

よく使われる会議室や時間帯など、会議室の利用状況レポートも確認ができます。
様々な視点で確認をすることで、会議室利用方法の見直し、会議室の配置・設備による利用率の違いの確認、ブースの増設など新しい設備投資の検討材料として利用可能です。

また、会議室の利用ログの出力をすることができます。以下の項目の集計表を出力可能です。
・前日までの予約情報
・当日の利用実績(件名・予約者・入室情報)
・来訪者管理ログ
・キャンセルログ

ログから、会議室の利用状況の把握ができ、会議室の運用見直しができます。

ResourceLookで実現可能な、”無駄の削減”は他にもあります。今回だけではお伝えしきれないため、次回2月号でもResourceLookを特集いたします。
会議室の予約運用にとどまらない、ResourceLookを活用した無駄の削減・生産性の向上方法をご紹介予定です。

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