【月別特集】InfoLookで実現する社内情報が伝わる仕組みづくり

12月のおすすめPickUp

11月にTeams掲示板アプリ「InfoLook」は機能追加してパワーアップしました。
今回は、情報共有に関する”発信側の負担”と”読み手側の負担”例を挙げ、InfoLook新機能を使った負担軽減法を特集していきます。

社内ニュースは作るのも読むのも大変。だから”仕組み”が必要です。

記事作成に時間がかかる

部署ごとに掲載ルールがバラバラで、デザインに統一感がない

記事が読まれたのかどうかを確認できない

作るをラクにする3つの機能

記事のテンプレート設定

社内情報発信の質とスピードを同時にUp

・表記揺れや構成のバラつきがなくなる
・作成時間を大幅削減
・どの部署でも迷わず作れる標準化された運用へ

ファイルの読込

使い慣れたWordで作成→Teamsで公開

・Wordファイルを読み込んで記事完成
・フォーマットの維持ができる
・慣れ親しんだアプリでの作成は続けられる

サムネイル管理

統一感のある見栄えで読み手へ伝わる記事へ

・あらかじめ画像の登録が可能
・記事作成時に、登録済の画像からサムネイル選択
・見栄えの統一ができる
・記事内容がすぐに分かり閲覧率の向上

読まれるを実現する3つの機能

既読・未読管理

「知らなかった」をゼロにする情報伝達

・記事ごとに既読率を可視化
・未読/既読ユーザーの確認ができる
・伝わっているかどうかを数値で確認

手動リマインド送信

重要な情報を必要な人に確実に届ける

・手動ですぐにリマインダーの送信が可能
・未読ユーザーへの個別対応が不要
・アプリ上から簡単操作で担当者の負荷軽減

未読リマインド通知

確実に情報を届ける、自動フォローの仕組み

・必読記事の未読者へ自動リマインド送付
・既読になるまで一定間隔で繰り返し通知
・管理者の負担ゼロにしながら、情報の浸透度を高める

InfoLookで変われる、社内情報共有の仕組み

担当者の負担が減り、読まれることでモチベーションも上がる

掲示板の記事作成の負担が大きいと、どれだけやる気があっても継続はできません。InfoLookは、「作る手間の削減」＋「読まれている実態の把握」という両面から担当者を支えます。

短時間での記事作成→見栄えも簡単によくできる→読まれているか数値で把握→読まれていない場合は仕組みでフォロー

このサイクルをまわすことで、負担を感じるタスクからどんどんやりたくなるタスクに変わります。

Before

白紙からの記事作成が必要

既読状況が見えない

通知漏れ・確認漏れ

After

テンプレを使って即作成

既読率の可視化

リマインドで読み忘れ防止

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