【月別特集】新年度だからこそ。階層型アドレス帳機能の利用でユーザー管理を。

4月のおすすめPickUp

4月になり新年度を迎え、新入社員や異動など、人の出入りが多い時期になりました。そんな中、「標準のアドレス帳だと同姓の人の見分けが付かない」「複数名の選択がしづらい」なんて悩みはありませんでしょうか。
その悩み、AddressLookなら解決ができます。

今月は、階層型アドレス帳AddressLookの活用法をご紹介していきます。

組織ツリーだけじゃない！
複数アドレス帳やカスタム項目など、柔軟にアドレス管理ができるAddressLook活用法を紹介するよ！

AddressLookとは

OutlookとMicrosoft Teams で利用ができる階層型アドレス帳機能

以下の時に利用することができます。

Outlook版 AddressLook

メール、予定作成の宛先選択

Microsoft Teams版 AddressLook

チャット、音声通話、ビデオ通話、予定作成、メール(端末既定のメール機能)、電話(端末既定の電話機能)

上記のように、連絡先検索の効率化を図ることができます。
また、検索機能を使って、アドレス項目から詳細検索も可能です。

AddressLook活用法

階層型アドレス帳機能AddressLookですが、その他の機能を使ってもっと柔軟に連絡先の管理ができます。

アドレス帳毎に表示内容を決定できる

AddressLookには、指定の利用者に指定のアドレス帳を表示させることができる「複数アドレス帳機能」があり、アドレス帳毎に表示内容を決めることが出来ます。
階層が多くて支店アドレス帳までたどり着きづらい、グループ会社の人への連絡にも使えるアドレス帳を設定したいという場合、切り替えて簡単に利用が可能です。複数アドレス帳内に階層情報を設定することも可能です。

Good！

利用者が利用しやすいアドレス帳を提供できる

利用者を絞ったアドレス帳が利用できる

「複数アドレス帳機能」は、利用者の制限をかけることが出来ます。
役職者、一般社員の区別や、取引先情報専用のグループを作って、それぞれ使い分けて使うことができます。アドレス帳単位で権限設定ができるので、使う必要がある人に、使う必要がある範囲のアドレス帳を指定できます。

Good！

必要な人に必要なアドレス帳を配布できる

カスタム項目でアドレス帳内を検索可能スキル検索もできる

AddressLookの検索は、アドレス情報内の様々な項目から行うことができます。
アドレス情報には、自由に設定できる「カスタム項目」が設定可能です。

スキルの登録で・・・何かあった時に聞ける、頼れる人材の確認
趣味の登録で・・・コミュニケーション機会の創出
連絡開始以外にもこのように様々な活用法があります。

Good！

様々なアドレス情報から連絡相手を検索できる

表示名を自由に設定できる

AddressLookのアドレス情報の設定は、独自の組織階層情報メンテナンスツールで行います。そのため、表示名は、Microsoft Entra IDと必ずしも一緒の必要はありません。
そのため、外部の方のみをまとめたアドレス帳では表示名を工夫する、注意事項をアドレス情報内に記載する、など様々な活用法を考えらえます。

Good！

利便性を高める表示名設定ができる

テナント外のアドレス帳も登録、共有ができる

取引先などの外部ユーザーのアドレスを登録しておけば、AddressLookからプロファイル情報を確認することも可能です。独自の組織階層情報メンテナンスツール上で管理できるため、以下のような利用方法も出来ます。
・複数アドレス帳機能で、取引先を共有できるアドレス帳を作成、必要社員で情報共有
・複数アドレス帳機能で、関係会社やグループ会社のアドレス帳を作成し、全社員で共有。

Good！

海外支店や外国人の従業員も利用ができる

AddressLookってこんなにいろんな使い方があったのね。

運用によって、なんだってできそうね。

AddressLookを動画で紹介

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