9月のおすすめPickUp
Microsoft Teams チームの運用ツールIDOUを特集
9月は、人事異動や組織変更を意識しやすい時期です。組織情報を更新しても、Microsoft Teamsのメンバー構成には、自動で反映されません。そのため、異動のたびに手作業での追加や削除が必要になります。
チーム数や対象者が増えるほど作業負担は大きくなり、
『旧部署のチームにメンバーが残る』
『新部署のチームへの追加が漏れる』
といった問題も起こりやすくなります。
こうした人事異動時のTeamsメンバー管理を効率化するのが、「TeamFactory-IDOU」です。
今回の特集では、組織情報とTeamsを連携させることで、メンバー管理をどのように効率化できるのかを詳しくご紹介します。
人事異動の時期、こんなお悩みありませんか？
人事異動や組織変更後のTeams管理、情報システムやDX推進部門は、こういったお悩みを抱えています。
✅異動者が以前所属していたチームに残っている
✅元担当者のアクセス権が残り、情報漏えいのリスクがある
✅メンバーの追加・削除に時間がかかる
✅手作業による変更ミスや対応漏れが発生しやすい
なぜTeamsメンバー管理が大変になるのか
Teamsを部署やプロジェクト単位で活用する企業では、社員一人ひとりが複数のチームに所属します。
そのため、異動のたびに次のような作業が発生します。
| 1. 異動対象者の確認 兼務・出向・同姓同名もあり、所属部署だけでは判断できない | 2. 所属チームの洗い出し 部署・プロジェクト・拠点・委員会など参加中のチームを確認 |
| 3. 旧所属チームからの削除 残ったままだと旧部署の投稿やファイルを閲覧できる状態になる | 4. 新所属チームへの追加 遅れると必要な連絡や資料が届かず業務を開始できない |
| 5. 所有者・権限の見直し 所有者が異動する場合は後任者への引き継ぎが必要 | 6. 変更結果の確認 漏れがあっても問い合わせが来るまで気づけないことがある |
チーム数と対象者が増えるほど負担も増大
異動者が数名なら手作業でも対応できますが、利用が広がるほどチームは増え、作業ボリュームは大きくなります。
管理者は次の内容を、対象者の人数だけくり返し確認することになります。
| ・誰が異動するのか | ・継続して所属するチームはあるか |
| ・どのチームに所属しているのか | ・所有者や権限の変更は必要か |
| ・どのチームから削除するのか | ・変更が正しく反映されたか |
| ・どのチームへ追加するのか |
TeamFactory-IDOUで負担を軽減
TeamFactory-IDOUは、あらかじめ登録されている組織情報とMicrosoft Teamsのチームを連携し、組織情報の変更内容に合わせて、チームメンバーのメンテナンスを自動化する機能です。
Microsoft Entra 管理センターで作成されたMicrosoft 365グループ、配布リスト、セキュリティグループ、またLookシリーズの階層型アドレス帳「AddressLook」と同期し、Teamsメンバーの追加・削除を自動的に行います。
同期対象とするチームは個別に選択でき、チームごとに組織情報と連携するかどうかを設定できます。
これにより、人事異動や組織変更に伴うメンバー管理の負担軽減と更新漏れを防止します。
TeamFactory-IDOUの活用シーン
部署異動
社員Aさんが、営業部から経営企画部へ異動。
従来の運用パターン
1. 営業部Teamsから削除
2. 経営企画部Teamsへ追加
3. その他、関係するチームを確認
4. 更新結果を管理者が確認
IDOU導入後
1. 元となる組織情報を変更
Microsoft Entra 管理センターで、Aさんの所属情報を経営企画部に変更すると、Teams側へ自動反映
利用者自身の参加・退会操作も不要
退職者対応
社員Bさんが月末で退職。
所属していたのは営業部チーム、担当案件の
プロジェクトチーム2つ、拠点チーム、
全社チームの計5つ。
従来の運用パターン
1. 退職者の所属チームを1つずつ検索して特定
2. 各チームから個別にメンバー削除
3. Bさんが所有者のチームの場合は、後任へ所有者変更後に削除
IDOU導入後
1. Microsoft Entra 管理センターで、Bさんを組織から削除
退職者を組織情報から削除すると、連携中の全チームから自動削除され、アクセス権の残存を防止。
操作ログから、削除されたチームの確認も可能
Teams運用を自動化することのメリット
管理者
メンバーの追加・作業負荷の軽減
— 人事異動のたびに発生していたTeamsメンバーの追加・削除作業を減らせる
更新漏れや作業ミスの防止
— 旧部署のチームに異動者が残る、新部署のチームへ追加されていない、といったミスを防げる
組織情報との連動により複数チームのメンバー管理を効率化
— Microsoft 365の各種グループやAddressLookの組織情報をTeamsチームと連携できる
確認作業も簡単
— いつ・どのチームで・誰が追加/削除されたかログに記録されるため、事後確認もすぐに行える
利用者
(異動する社員本人)
異動初日から必要なチームが揃っている
— 初日にTeamsを開けば新部署のチームが表示され、資料や過去のやり取りをすぐ確認できる
参加申請や退会操作が不要
— 管理者への「チームへの参加申請」の手間や、承認を待つ時間もかからず、異動後すぐに必要なチームを利用できる
旧部署のチームが自動で整理される
— 不要なチームが一覧に残らず、通知やチャネルが混ざらない
異動直後の立ち上がりが早い
— 情報が届かないことによる業務の空白期間が生まれにくい
組織
運用ルールが組織情報に統一
—「誰がどのチームに所属するか」の基準が組織情報側に統一され、担当者ごとの判断のばらつきがなくなる
属人化の解消
— 手順を知っている特定の担当者に依存せず、担当交代や引き継ぎがあっても運用が続く
大規模な組織改編にも対応
— 部署統廃合や新設が重なる時期でも、組織情報の更新が全チームへ反映される
セキュリティ・内部統制の担保
— 不要な所属が残らず、アクセス権の適正化とログによる証跡確保ができる
繁忙期の作業負担の軽減
— 異動発表後の限られた期間に、情報システム部門へ作業が集中する状態を避けられる
結果、『異動のたびに更新する』Teams管理から、『組織情報に合わせて自動で整う』Teams運用へ変わります。
異動に追われないTeams運用へ
人事異動や組織変更のたびにTeamsメンバーを手作業で更新する運用は、管理対象が増えるほど大きな負担になります。
TeamFactory-IDOUなら、組織情報とTeamsを連携し、メンバーの追加・削除を自動化できます。
組織変更のたびに発生する手作業、見直しませんか？
IDOUの詳細は下記から、お気軽にご連絡ください。
無料トライアルのお申し込み
30日間の無料トライアルを用意しています。トライアル期間中は、管理者および利用者向けのマニュアルを提供いたします。また、サポートチームによるメール保守もついています。
