【月別特集】 Teams時代の予定管理見直し術

6月のおすすめPick Up

6月は、新年度の慌ただしさが落ち着く一方で、プロジェクトの始動や定例会議の増加により、
打ち合わせの機会が増える時期です。会議が増えると、参加者の空き時間確認や空き会議室の確保など、会議そのもの以外の業務にも多くの時間がかかります。

その結果、あの方もこの方もと、「予定調整に時間を取られてしまう」「予定確認だけで疲れてしまう」と感じる方も多いのではないでしょうか。

今回は、Lookシリーズの予定管理製品を活用した、会議開催調整を効率化するポイントを紹介します。

「予定調整疲れ」を未然に防ぐ!
予定管理の見直し術

会議が増える時期に起こりやすい予定管理の悩み

こんなことはありませんか？

• 共通の空き時間の確認に手間がかかる
　予定調整のためにTeamsチャットで確認し、さらにOutlookで予定表を確認。
　複数のツールを行き来するうちに、気づけば多くの時間を費やしてしまう。

・日程が決まったと思ったら再調整に・・・
　ようやく日程が決まったと思ったら、「別の日に変更したい」と連絡が入ることも。
　会議が増える時期だから仕方ないと思いつつも、再びチャットやメールで
　参加者の予定を確認しなければならない。

・会議室の空き状況も確認が必要
　会議が増える時期は、会議室の予約も埋まりがち。
　参加メンバーの予定だけでなく、会議室の空き状況も確認する必要があり、
　調整作業だけで手一杯になってしまうことも。

その結果、会議そのものよりも、
予定確認や日程調整に多くの時間を費やし、
「予定確認だけで疲れてしまう」という状況に。

予定調整を効率化する ScheduleLookの活用方法

ScheduleLookを活用することで、予定確認や日程調整の負担を軽減できます。

予定をこのアプリに集約。メンバーは組織や任意のプロジェクトメンバーでグルーピングできる。

TeamsやOutlookで登録した各自の予定を、ScheduleLookで一覧表示します。予定調整に複数のツールを行ったり来たりする必要はありません！

また、ScheduleLookでは、利用者自身が使いやすいグループを自由に作成可能。
予定の参加者メンバーを入れたグループを作っておけば、新規プロジェクトの打ち合わせ、
定例会議の予定調整の際も、共通の空き時間が一目で確認できます。

いつものメンバーに追加ゲストがいても柔軟に対応。
グループの編集、一時ユーザーの追加ができる！

グルーピングされているメンバー以外にも、予定を確認したい人が増えることはあります。
状況に応じて柔軟に対応することで、スムーズな予定確認・予定調整を実現できます。

ケース1. プロジェクトメンバーが追加になる

→ グループメンバーを編集することで、次回以降の予定調整もスムーズに行えます。

ケース2. いつものプロジェクト会議に、今回だけ有識者が参加する

→ 対象のグループに、一時ユーザーを追加することで、　「今回だけ」の参加者を含めた調整に対応できます。

日程の再調整依頼にもスムーズに対応。
空き時間検索で候補日をすばやく確認

会議の日程が決まった後に再調整が発生することは珍しくありません。
ScheduleLookの「空き時間検索機能」を利用すれば、参加者共通の空き時間を簡単に探せます。
チャットやメールで何度も予定を確認する手間を無くし、再調整時の負担を軽減できます。

Teamsだけじゃない！
利用シーンに合わせて、起動するアプリを選べる！

ScheduleLookは、Teamsだけでなく、Outlookやモバイルデバイスなど様々な環境から利用できます。
業務スタイルに合わせて使い分けることで、いつでもスムーズな予定確認・予定調整が可能です。

外出時や移動中は・・・
スマホからアクセスして、空き時間や予定をサッと確認。
急な日程調整の依頼にも、その場で対応できます。

Outlookでのメール業務が中心の方は・・・
Outlookのアプリバーから起動して、メール確認の合間に予定をチェック。
アプリを切り替える手間なく、効率的に予定調整を行えます。

利用シーンに応じて最適な環境からアクセスできるため、状況に合わせた予定確認や日程調整を行えます。

会議時間の使い方も見直せる！
会議時間を意識した会議室運用

つい議論が白熱し、知らないうちに予定時間をオーバーしてしまうことがあると、その後の会議や会議室利用にも影響が発生します。
会議時間を意識し、時間を守るのも予定管理のひとつです！

会議室管理システム「ResourceLook」の会議室端末を活用して、予定管理ができます。

会議時間を見える化。残り時間表示

ResourceLookの会議室端末では、会議の残り時間を分単位で可視化します。
会議室の利用者が終了までの時間を一目で把握できるため、時間を意識しながら会議を進行できます。

※会議室端末のデザインは2パターンから選択可能

会議時間終了をお知らせ。アラーム機能

会議室端末では、管理者が設定したタイミングでアラームを鳴らすことができます。

アラームは会議終了の15分前から、最大2回まで設定可能です。例えば、終了5分前と10分前に通知することで、会議参加者へ終了時間が近いことを自然に知らせることができます。
会議のまとめや次のアクション整理を行うきっかけとなり、会議の長時間化防止につながります。

また、会議が長引く場合でも、会議室に空きがあれば、その場で利用時間を延長することが可能です。
状況に応じて柔軟に会議室を運用できます。

会議調整の負担を減らし、より効率的な業務へ

ScheduleLookを活用することで、予定確認や日程調整を
スムーズに行える環境を整えることができます。

会議時間そのものを減らすことは難しくても、
会議前後の調整や運用を見直すことで、
日々の業務負荷を大きく軽減できます。

ちょっとした調整時間を、ゼロへ。

ScheduleLookの利用を検討しませんか？

機能の詳細は、無料トライアルまたはオンラインデモをご利用ください。