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Teams、Outlookとマイクロソフト社からは「新しい」版の提供が始まっています。直近でリリースされた新しいOutlookでは従来のOutlookで利用できていたExchange Online 階層型アドレス帳（HAB）が参照できないことから、切替に苦難されている企業様もいるかと思います。
今回の特集では、従来のHABデータがそのまま新しいOutlookでも利用できるアドオン「階層型アドレス帳AddressLook」について解説していきます。
新しいOutlookへの切り替えが始まっているけど、
今までの階層型アドレス帳が使えない？
今まで使っていた組織ツリーが使えないとは、利便性に欠ける。。
利用者も管理者も悩みます。
AddressLookで解決
階層型アドレス帳の機能をAddressLookに切り替えることで、従来通りにHABが使えるようになります。
AddressLookについて
Outlookで利用ができる、階層型アドレス帳機能です。Outlookクライアントアプリ及びOutlook on webにAddressLookアプリを追加することで、組織ツリーを利用した宛先選択が可能になります。
検索機能もあり、アドレス帳に登録されている様々な情報から相手を探すことができる員名簿としても活用ができます。
AddressLookの組織情報について
アドレス情報は、独自の「組織階層情報メンテナンスツール」で管理します。AddressLook独自の情報を利用し、兼務や兼務先の異なる役職・属性のカスタム項目追加など柔軟度の高いアドレス情報を利用できます。
HABからの移行も簡単
Exchange Online HABで利用している組織データをAddressLookで使うための移行ツールを用意しています。利用中のHABで使っている並び順などの構成データを変えることなく、新しいOutlookで使えることができます。
その他、使えるAddressLook機能。
Outlook利用での “困った” を例にして紹介してまいります。
困った①：所属部署まで階層が深い
自分の所属している部署までは、本社ー東京本社ー営業部ー第1営業部ー第1チームと５階層展開が必要で、たどり着くまでに時間がかかる。
「複数アドレス帳機能」「お気に入り機能」で解決
AddressLookの「複数アドレス機能」は、本社とは別に、支店や事業部など細かい単位でアドレス帳グループを作り、切り替えて利用することができます。利用においては、管理者側で複数アドレスを一括配布、もしくは一部ユーザー宛に配布が可能です。
また、「お気に入り機能」で部署自体をお気に入り登録すれば、組織をたどることなく、選択したい部署を直接表示できます。
困った②：宛先の多いときの選択をもっと楽にしたい
メール作成・予定作成の度に、大人数を宛先追加するのは結構な手間なのと宛先確認も大変。ずらっと並んだ宛先を何度も何度も確認してから送信するのも非効率だと感じている。
過去のメールを再利用したいけど、検索も結構大変で・・・。
「お気に入り機能」で解決
よくメールを送る相手、定期的な会議メンバー、大人数で行う集合研修のメンバーなど、各自の職務に合わせて必要なお気に入りグループ作成が可能です。
一度作成しておけば、メンバーの全選択をして、宛先追加をするだけ。簡単にメール・予定作成ができます。
困った③：社外の方へのメール作成も、効率的に行いたい
連絡先を表示するだけのためにOutlookのタブを切り替えるのって結構面倒。アドレス選択は1か所で行えると楽なのに。
「個人連絡先との連携」で解決
AddressLookでは、Outlookの「個人連絡先」を表示することができます。AddressLook上でのタブ切り替えのみで、Outlookに登録している取引先などの宛先も選択が可能です。メール・予定作成の宛先選択はここから！と意識付けができます。
困った④：表示名や電話番号から、連絡相手を確認したい
「同じ部署に鈴木さんが3人もいる。どの鈴木さん？」
「Aさんの役職ってなんだっけ？」
「Bさんの内線番号って何番だっけ？」 こんなが頻繁にあって結構手間がかかっている。。
「詳細検索」を使って解決
メール・予定作成時の宛先選択、それ以外の用途としても検索機能が使えます。アドレス情報に登録をしている様々な項目から検索が可能です。“検索のできる社員名簿”としても利用できる機能です。
AddressLookを利用することで、新しいOutlookに
代わっても社員の混乱がなく利用ができそう！
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