【月別特集】今から使える！社内情報共有アプリ6選

5月病を吹き飛ばせ！Teamsアプリで社内のつながりを強化

新しい環境で働く社員の不安を解消するTeamsアプリの活用法を特集します。

5月のおすすめPickUp

様々な要因で大きく環境が変わる4月から1か月が経ち、新入社員、転勤や異動により新しい環境で働いていると、コミュニケーションの取りづらさを感じてるということはないでしょうか？

不安を抱えることで、5月病になってしまう、なんて可能性も・・・。今回は、普段のTeamsにプラスαして、新しい環境下でも安心してコミュニケーションを始められるアプリを紹介していきます。

Teamsアプリで出来る「社内共有」

社員同士で予定を共有

ScheduleLook for Microsoft Teams

Microsoft Teams上でスケジュール共有ができるアプリケーションです。以下４つのグループ単位で、社員間の予定共有を行うことができます。

●各自で作成したグループ単位　「My Groups」
● 管理者が作成・配布するグループ単位　「Admin Groups」
● Teamsチーム単位　「Teams Groups」
● 組織ツリーから選択できる部署単位「組織階層」

利用シーンに合わせて表示単位を選択でき、様々な単位で社員・チームメンバー間のスケジュールを共有します。予定確認後は、そのまま予定調整(作成・編集)も行うことができます。

チームメンバーの今を「共有」

IBLook for Microsoft Teams

Microsoft Teams上で在席情報の共有ができるアプリケーションです。
Teamsチームのチャネルごとにタブを追加すると利用開始できます。連絡したい相手が今、どこで、どの業務についているかを確認し、相手の都合の良い手段での連絡が可能です。

また、外出や休暇といったステータスは、IBLook管理者側で作成ができます。企業の運用に合わせたステータスの種類を設定可能です。

社員のアドレス情報を「共有」

AddressLook for Microsoft Teams

Microsoft Teams上で利用ができる階層型アドレス帳です。
アドレス帳には、プロファイル写真・所属部署やアドレス情報を登録しておくことができます。
Teamsの「チャット」「予定作成」「ビデオ通話」「音声通話」利用時には、顔写真が見えるアドレス帳から視覚的な宛先選択が可能です。

詳細検索機能も用意しており、部署や役職などプロファイル項目から指定のワードで検索もできます。

Teamsチームの利用状況を「共有」

TeamFactory　BUNSEKI

Microsoft Teams上の各チームの利用状況確認機能です。
チームの設定状況、チーム上での操作を監査ログから確認することができます。

「ストレージが逼迫してるから不要なファイルは削除しよう」「チームの設定状況を確認しよう」など、管理者・チーム所有者だけでなく、チームメンバー自身で利用状況を把握し、行動をすることもできます。

社内情報を「共有」

InfoLook

Microsoft Teams上で利用ができる掲示板機能です。
社内情報（記事）の発信・共有を、一斉にInfoLook内で行うことができます。記事が公開されると、閲覧権限のあるユーザーに対して、Teamsのアクティビティにてお知らせします。
重要度の高い記事については、リマインダー機能を利用し、既読を促す定期的な通知を行うことも可能です。社内メンバーに周知をしたい情報を漏れなく共有ができます。

Microsoft 365 の操作方法を「共有」

ManualLook みちびきBot

Microsoft 365 各機能のマニュアルを定期的に提供するサービスです。
マニュアルは月1回され、代表者が指定のダウンロードサイトより最新マニュアルをダウンロードし、社内の共有場所(SharePointサイトなど)に展開します。
また、マニュアルと併せて提供されるTeamsBot「みちびきBot」では、Outlook・Teamsについての質問に対して、該当となるマニュアルページまで導きます。ページ数の多いマニュアル目次検索の手間を軽減します。