Microsoft 365のかゆいところに手が届くITツールを揃えている「Lookシリーズ」
Lookシリーズは、様々な観点から日々の業務効率化をサポートします。本ページでは、今使える！Lookシリーズ製品のご案内をしてまいります。
5月のおすすめPick Up
Microsoft Teams の活用も進んできた５月。
「Teamsにこんな機能があったら、もっと便利に使えるのに・・・」 なんて、感じる時はありませんか？
Teamsを補完し、社内、部署、チーム間でのコミュニケーションをより円滑に、効率的に行えるTeamsアドオンアプリがLookシリーズにはあります。
今回はTeams周りを完全装備して、Teamsをもっと便利に使えるシリーズを特集します。
今回は、Teams利用者からよく伺うお悩みである「スケジュール調整」「カレンダー共有」「在席管理」などの予定管理機能をアドオンして、お悩みを解決できる、Teamsアプリとその活用例をご紹介していきます。
予定調整のお悩み解決
Teams利用者からの実際の声をもとにした、予定管理アプリ活用術
カレンダーの共有
【Teams利用者の声】
Teams標準機能だとカレンダーを共有できない。
チャネルカレンダーはあるけど、これはチームでの共有の予定を管理するアプリだから、ちょっと違うんだよなあ。
【解決策】「チームメンバー毎の予定一覧表示」を利用
利用製品
・ScheduleLook for Microsoft Teams
・MyGroupLook for Microsoft Teams
予定共有のできるTeamsアプリを利用することで、社内で他人の予定をTeams上で表示させることができます。カレンダーを並べて表示し、スケジュール管理・日程調整が簡単に行えます。
Outlookの予定をTeams上で表示しているため、Teams上で作成した予定/Outlook上で作成した予定を一元管理できます。
ステータスの表示
【Teams利用者の声】
Teamsのプレゼンスをもとに、他メンバーの”今の状況”を把握するよう言われているけど、Outlookの予定表と連動しているから誤差が・・・
【解決策】行き先掲示板機能を利用
利用製品
IBLook for Microsoft Teams
在席管理ツールのIBLook for Microsoft Teamsは、Teamsで利用ができる行き先掲示板機能を提供します。
独自のステータスを表示し、予定していた時間より早く打合せが終わった、などリアルタイムの状況を反映し表示できるため、コミュニケーションの機会を最大限創出することができます。
会議室の予定表示
【Teams利用者の声】
会議室の予約をしたいんだけど、Teamsで会議室の予約を一覧できる機能が無い。会議室の状況はOutlookで確認、以外に方法はないのかな？
利用製品
・MyGroupLook for Microsoft Teams
(ScheduleLook for Microsoft Teams)
任意のグループ単位でのスケジュール管理・日程調整ができるMyGroupLookでは、会議室を含めたグループを作成することで、会議室の予定を一覧表示することができます。
(Exchangeで会議室を管理していることが必要です)
※チームメンバーに会議室を加えることで、ScheduleLook上でも会議室の予定を表示可能です。
予定作成時の宛先選択
【Teams利用者の声】
部署数名宛に、会議開催予定を作成したいが、相手の選択がしづらい。毎回参加者を入力しているけど、この手間は省けないものか・・・
【解決策】階層型アドレス帳機能を利用
利用製品
AddressLook for Microsoft Teams
階層型アドレス帳 AddressLookは、Teams上でのチャット・予定作成・通話時に顔写真の見える組織ツリーが利用できます。部署を跨いだ会議予定の作成も、簡単に行えます。 任意のお気に入りグループ単位での宛先管理をすることで、予定作成がより簡単になります。
カレンダーの月表示
【Teams利用者の声】
Teams標準のカレンダーでの表示方法は、<日・稼働日・週>。
1か月の予定をまとめて確認したいけど、標準機能では出来なそうだ。週送りして確認していくしかないのかしら。
【解決法】月別表示機能を利用
利用製品
・ScheduleLook for Microsoft Teams
・MyGroupLook for Microsoft Teams
Teams上で予定管理ができるScheduleLook,MyGroupLookでは、自分の予定はもちろん、他の人の予定も月表示を行うことができます。確認したい人をプルダウンリストから選択し、表示するだけの簡単切り替えが操作です。
＜予定表示単位＞
ScheduleLook → 日・週 時間帯別・週 曜日別・月・空き時間
MyGroupLook → 日・月
【応用編】Teams会議の利用状況確認
【Teams利用者の声】
Teamsを導入して、テレワークをメインとして働く従業員が増えた。Teams会議で商談を進めている、とはいえ、どの頻度で、誰（どの部門やお客様）と、どのくらいの長さの会議をしているかは不透明。テレワークでの働き方を可視化したい。
【解決策】ログ管理ツールを利用して、可視化。
利用製品
・LogLook+
Microsoft 365 各機能のログを収集・保管・レポート化ができるLogLook＋を利用し、Teamsでのコミュニケーションを可視化できます。「Teams通話レポート」では、Teams通話・Teams会議の回数・時間・参加人数などを組織単位/個人単位で確認することができます。業務時間外の会議も確認できるため、テレワークでの超過勤務の是正も望めます。
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