予定共有・管理ができるTeamsアプリ群

 

Microsoft 365のかゆいところに手が届くITツールを揃えている「Lookシリーズ」
Lookシリーズは、様々な観点から日々の業務効率化をサポートします。本ページでは、今使える!Lookシリーズ製品のご案内をしてまいります。

 

5月のおすすめPick Up

Microsoft Teams の活用も進んできた5月。
「Teamsにこんな機能があったら、もっと便利に使えるのに・・・」 なんて、感じる時はありませんか?
Teamsを補完し、社内、部署、チーム間でのコミュニケーションをより円滑に、効率的に行えるTeamsアドオンアプリがLookシリーズにはあります。
今回はTeams周りを完全装備して、Teamsをもっと便利に使えるシリーズを特集します。

 

Lookシリーズは、日本マイクロソフト社のマイクロソフトパートナーオブザイヤーを2021・2022と2年連続受賞しました。


今回は、Teams利用者からよく伺うお悩みである「スケジュール調整」「カレンダー共有」「在席管理」などの予定管理機能をアドオンして、お悩みを解決できる、Teamsアプリとその活用例をご紹介していきます。

予定調整のお悩み解決

Teams利用者からの実際の声をもとにした、予定管理アプリ活用術

 

 

カレンダーの共有

【Teams利用者の声】
Teams標準機能だとカレンダーを共有できない。
チャネルカレンダーはあるけど、これはチームでの共有の予定を管理するアプリだから、ちょっと違うんだよなあ。

 

【解決策】「チームメンバー毎の予定一覧表示」を利用

 

利用製品
・ScheduleLook for Microsoft Teams
・MyGroupLook for Microsoft Teams

予定共有のできるTeamsアプリを利用することで、社内で他人の予定をTeams上で表示させることができます。カレンダーを並べて表示し、スケジュール管理・日程調整が簡単に行えます。
Outlookの予定をTeams上で表示しているため、Teams上で作成した予定/Outlook上で作成した予定を一元管理できます。

 

MyGroupLookでカレンダー共有

 

ステータスの表示

【Teams利用者の声】

Teamsのプレゼンスをもとに、他メンバーの”今の状況”を把握するよう言われているけど、Outlookの予定表と連動しているから誤差が・・・

 

【解決策】行き先掲示板機能を利用

利用製品
IBLook for Microsoft Teams

在席管理ツールのIBLook for Microsoft Teamsは、Teamsで利用ができる行き先掲示板機能を提供します。
独自のステータスを表示し、予定していた時間より早く打合せが終わった、などリアルタイムの状況を反映し表示できるため、コミュニケーションの機会を最大限創出することができます。

LookシリーズのIBLook for Microsoft Teams

 

会議室の予定表示

【Teams利用者の声】

会議室の予約をしたいんだけど、Teamsで会議室の予約を一覧できる機能が無い。会議室の状況はOutlookで確認、以外に方法はないのかな?

 

利用製品
・MyGroupLook for Microsoft Teams
(ScheduleLook for Microsoft Teams)

任意のグループ単位でのスケジュール管理・日程調整ができるMyGroupLookでは、会議室を含めたグループを作成することで、会議室の予定を一覧表示することができます。
(Exchangeで会議室を管理していることが必要です)
※チームメンバーに会議室を加えることで、ScheduleLook上でも会議室の予定を表示可能です。

 

MyGroupLookで会議室の予約状況も一覧で確認できる

 

予定作成時の宛先選択

【Teams利用者の声】

部署数名宛に、会議開催予定を作成したいが、相手の選択がしづらい。毎回参加者を入力しているけど、この手間は省けないものか・・・

 

【解決策】階層型アドレス帳機能を利用

 

利用製品
AddressLook for Microsoft Teams

階層型アドレス帳 AddressLookは、Teams上でのチャット・予定作成・通話時に顔写真の見える組織ツリーが利用できます。部署を跨いだ会議予定の作成も、簡単に行えます。 任意のお気に入りグループ単位での宛先管理をすることで、予定作成がより簡単になります。

 

AddressLookで、会議予定の宛先選択も簡単に

 

カレンダーの月表示

【Teams利用者の声】

Teams標準のカレンダーでの表示方法は、<日・稼働日・週>。
1か月の予定をまとめて確認したいけど、標準機能では出来なそうだ。週送りして確認していくしかないのかしら。

 

【解決法】月別表示機能を利用

 

利用製品
・ScheduleLook for Microsoft Teams
・MyGroupLook for Microsoft Teams

Teams上で予定管理ができるScheduleLook,MyGroupLookでは、自分の予定はもちろん、他の人の予定も月表示を行うことができます。確認したい人をプルダウンリストから選択し、表示するだけの簡単切り替えが操作です。

<予定表示単位>

ScheduleLook → 日・週 時間帯別・週 曜日別・月・空き時間
MyGroupLook → 日・月

 

ScheduleLookで予定の月別表示が可能

 

【応用編】Teams会議の利用状況確認

【Teams利用者の声】

Teamsを導入して、テレワークをメインとして働く従業員が増えた。Teams会議で商談を進めている、とはいえ、どの頻度で、誰(どの部門やお客様)と、どのくらいの長さの会議をしているかは不透明。テレワークでの働き方を可視化したい。

 

【解決策】ログ管理ツールを利用して、可視化。

 

利用製品
・LogLook+

Microsoft 365 各機能のログを収集・保管・レポート化ができるLogLook+を利用し、Teamsでのコミュニケーションを可視化できます。「Teams通話レポート」では、Teams通話・Teams会議の回数・時間・参加人数などを組織単位/個人単位で確認することができます。業務時間外の会議も確認できるため、テレワークでの超過勤務の是正も望めます。

 

LogLoo+のTeams通話レポート

  

予定管理ができるTeamsアプリ各種の詳細は、製品紹介ページからご確認ください。
また、今回ご紹介製品のデモンストレーション(オンライン形式)も実施しております。

その他、Lookシリーズのおすすめツール

ScheduleLook for Microsoft Teams

チームメンバーとの予定共有

機能強化してさらに便利になりました。
Teams上でチームメンバーの予定を一覧表示します。

MyGrooupLook

MyGroupLook for Microsoft Teams

チームの垣根を超えたグループ予定

社内のメンバーを自分の使いやすいようにグルーピングして、予定の確認・作成が可能です。

IBLook for Microsoft Teams紹介

IBLook for Microsoft Teams

チームメンバーとの在席をリアルタイム共有

在宅・出社などの勤務状況をメンバー同士で把握できます。