【階層型アドレス帳AddressLook】
配属管理の統一化で業務効率を向上：東亜建設工業の成功事例
配属表や連絡先情報管理の簡素化とデータ活用で、配置転換にも柔軟に対応できる
階層型アドレス帳
導入製品
AddressLook Online
AddressLook for Microsoft Teams
導入背景
随時変わる所属メンバーの配属先情報管理に手間がかかる
総合建設業である当社は、多くの工事現場や間接部署が存在し、担当メンバーの配属先が工事の竣工に合わせて随時変更になります。
そのため、社内のイントラに掲載されたPDF配属表などから工事現場や間接部署に誰がいるかを確認して、連絡を取りたい相手を探して連絡を取ることに、労力がかかっていました。そのため、配属先や連絡先情報の効率化とデータ活用が必要でした。
採用理由
配属情報管理の効率化でデータ活用
AddressLook独自の階層型管理ツールをつかって組織情報を簡単に管理できます。
今回、建築部門での導入で、支店でバラバラに管理していた配属管理を統一することができ、管理の効率化と、データ活用での利便性の向上ができると考えました。
配属先が一目でわかる階層型アドレス帳
連絡先を階層型にすることで、その所属先に誰がいるかすぐ分かり、目的の宛先へたどりやすいので、これまでの課題が軽減されると思いました。
AddressLookで用意されている詳細検索機能では、部署名や役職などプロファイル項目からユーザーを検索できます。その詳細検索機能も重要視しました。
利用中のMicrosoft 365を有効活用
Microsoft 365をメインツールとして利用していることから、OutlookとTeamsからアドインで使用できるAddressLookは利便性の向上や管理の簡略化を実現できると考えました。
また、コストも1ユーザー40円からという費用に魅力を感じました。
利用方法・効果
会議、チャット、メール、通話 すべての宛先検索がスムーズ
どちらのアプリから利用しても、同じ情報・操作性となるため、Outlookメールや会議、チャット、Teams通話、ほとんどのコミュニケーション開始がスムーズにできています。
階層型の所属情報や詳細検索機能で、所属先や工事現場の情報、役職などから、指定のワードで検索を行える点もメリットとなり、宛先選択の手間が削減し、業務の時短につながっています。
配属表の代わりとしても
定時組織変更ではなく、工事現場の竣工時期により配置転換が行われます。このように、随時行われる配置転換に対応できる配属表の代わりとしても利用しております。そのまま宛先選択ができるので、必要に応じてダイレクトに連絡をとれるので便利です。
柔軟な組織情報メンテナンス
組織情報は、一か所のメンテナンスで両方のアプリに反映されます。どこの部署に誰が配置されているかリアルタイムに分かります。
組織情報の活用
利用している配属情報は、AddressLook独自のメンテナンスツールで一括編集できます。配属が変更となる場合、管理者側で追加/修正/削除は、個別処理または一括処理が可能で、非常に簡単です。情報のCSVエクスポートもでき、社内で二次加工して配属情報として利用することで、情報管理の効率化も実現しました。
お客様プロフィール（下記企業にお話を伺いました）
東亜建設工業株式会社 （お客様サイトが開きます）
東亜建設工業株式会社は「私たちの今が、社会の未来を創る Create Value, Build the Future」をコーポレートメッセージとして掲げ、海洋土木を得意とし、建築、土木、海外事業を展開する総合建設業の会社です。
