【月別特集】集中制御で変わる！オフィスリソースの最適活用

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オフィスでの来客やミーティングに利用する「会議室」
テレワークやフリーアドレス化による利用方法の変化があった中でも、「会議室」は、場所と時間を効率よく使うための重要なリソースです。

今月は、この会議室（リソース）を効率よく使うためのツール「ResourceLook」の活用方法を特集します。

カラ予約解消、稼働率の向上…
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会議室の予約運用効率化-ResouceLookとは

Microsoft 365と連携して利用ができる、会議室予約システムです。
Outlook（Exchange）で予約した会議室の情報とリアルタイムに連携し、会議室予約管理、来客・受付管理機能を提供します。
予約管理では、備品や応接室などの社内リソースも管理対象として利用できます。

次からは、いくつかの管理対象となるリソースを例に挙げて、ResouceLook活用例を紹介していきます。

複数会議室を一ヶ所へまとめて管理

複数会議室をまとめて管理できる
集中制御端末

複数会議室の管理を、端末1台で行える機能です。ResouceLookでは、各会議室に端末を設置して予約管理ができますが、この集中制御端末を使うと、複数会議室の予約状況を集中的に把握できます。

※集中制御端末画面

使いたい時にすぐ予約「今すぐ使用」

集中制御端末からは、会議室の利用状況（空き/使用中）・予約状況が一覧で分かります。
急なミーティングなど、今すぐ場所を確保したい時、空いている会議室を探してそのまま利用開始（予約）が可能です。

例えばこんな時も

■前の利用者が予定より早い時間で会議を終了した時
■次の会議利用まで空き時間がある時
など、現時点で予約が入っていない会議室は「今すぐ使用」機能が使えます。

今すぐ使用時には、終了時刻と件名、利用者を入力して残しておくことができます。

カラ予約によるリソースの無駄使いを解消「自動キャンセル」

ResourceLookの自動キャンセル機能では、カラ予約を削減します。
この機能では、予約開始時刻を過ぎても利用開始されていない場合（チェックイン操作）、予約の自動キャンセルが実行され、リソースが解放されます。
解放された会議室は、「空き」状況となり、利用予約が可能となります。
また、リマインダーとして、自動キャンセル実施前には、会議主催者宛に通知メールも配信ができます。

※通知メールからは、自動キャンセルの延長も可能

こんな場面で使える
集中制御端末機能
　

個室ブースの予約管理

Web会議ブース、フォンブースなど社内に複数あるブースも、集中制御端末で予約管理すると便利です。会議室と同様にOutlookからの予約情報が反映され、全ブースの予約状況が一目で分かります。

ブースエリア入口に端末をひとつ設置しておけば、予約から利用までスムーズに行い、限られたリソースも効率的に利用できます。

フリースペースの管理

フリースペースの事前予約は不要だけど、利用自体は管理したい。そんな時も集中制御端末を使った管理が便利です。
スペース毎で区切って予約枠を作っておき、集中制御端末に表示しておきます。そうすることで、空きスペースの確認、利用予約、そして現在利用している人が何時使うのかを把握することができます。

社用車・備品の管理

会議室やブースといったスペース以外にも、備品や社用車などの予約管理にも対応できます。
✓ 誰が・いつまで、利用しているのか
✓ 現在空いているリソースはどれか
✓ 次の予約がいつから入っているのか

これらを一目で把握できるため、急な利用が必要になった場合も予約に慌てることはありません。

今回は、ResourceLookの集中制御機能をメインに紹介しました。Exchange（Outlook）を活用しながら、最小限の投資でリソース管理の効率化を進めることができるはずです。