【ManualLook】事例：Office 365マニュアル定期便で、日々のシステム管理業務を効率化
Office 365の最新マニュアルを定期的に受け取り、1000名の社員が必要なときにマニュアルを閲覧できる仕組みを構築
日々のシステム管理業務の効率化と、Office 365社内利用浸透を同時に進行
オイレス工業株式会社
導入製品
Office 365 マニュアル提供サービス（現：ManualLook みちびきBot）
導入背景・課題点
従来はオンプレミスのOfficeを利用しており、そのなかで各パソコンにOffice更新状況のばらつきがでていました。Officeバージョンの差異によりOfficeの動作が変化することも多く、情報システム担当者は、利用者からOfficeに関する問合せを受けた際、そのバージョン情報を把握するところからサポートを開始していました。
よって情報システム担当者の問合わせ対応の負荷軽減が課題となっていました。
Office 365を導入してからはパソコンごとのバージョン差異の問題は改善されましたが、Officeの更新が定期的に自動にて行われるようになったため、利用者が意図しないタイミングでOfficeの動作やボタン配置が変化する状況となりました。これにより「Outlookのファイル添付するボタンはどこにある？」「日々使用しているファイルの動作が変わった」等、旧バージョンとは異なる操作に戸惑う利用者からの問合わせが増え、利用者向けの統一マニュアル作成と更新に多くの手間が掛かるようになりました。
“日々変化するOfficeの機能／動作を効率的にキャッチアップし、統一マニュアルとして常に最新の情報を利用者に提供する”、ことが情報システム部門の大きな課題となりました。
サービスを選定した理由
主に下記2点が挙げられます。
- Office 365のマニュアルが自動的に最新化・最適化されることにより、多くの時間を要していた情報システム担当者によるマニュアル更新作業を無くすことができる。
- Office利用者に対して、同じ内容のマニュアルを同時に提供できる。
導入後の効果
Officeマニュアルは、社内イントラネットの特設サイトで公開しており、国内で勤務する1000名の利用社員はいつでも参照できるようになっています。情報システム担当者はOfficeマニュアルの更新に関しては、特に作業は必要なくなりました。代わりにマニュアル活用の促進に注力できるようになりました。
Office利用者は特設サイト内のマニュアルを参照することで不明点を自力解決できるようになり、情報システム部門への問合せも徐々に減少させることができました。
今後
Office 365マニュアル提供サービスを利用することにより、情報システム部門の社内サポート業務が効率化され、これまでの利用サポートにかかる工数削減ができています。これによりさらなる環境整備にも時間を使えるようになり、現在はMicrosoft Teamsを柱とした「業務改革」の提唱を進めています。社内の共同作業の効率化やTV会議の推進などが今後加速しますので、利用マニュアルの最適化も引き続き大きなテーマとなります。
また、本マニュアルサービスに加え、今後は業務効率化を支援するオプション機能の導入も検討していきたいと考えています。
お客様プロフィール
オイレス工業株式会社 （お客様サイトが開きます）
1939 年 (昭和 14 年) 創業のオイレス工業株式会社は、オイルレスベアリングと免震、制震装置のトップ メーカーです。軸受機器、構造機器、建築機器の 3 つを事業の柱とし、「摩擦」「摩耗」「潤滑」「振動」のコントロールをテーマに製品開発に取り組む同社は、全世界に 10 か所以上ある拠点をもって、ワールドワイドなビジネスを展開しています。
導入サービス紹介
Office 365 マニュアル提供サービス（現：ManualLook みちびきBot）
※本ページの内容は、2020年７月現在の内容をもとに作成しています
