【ResourceLook】事例：自動開放率の向上で使いたい時に使える会議室に！
使いたい時に使える会議室に！グローバル企業での日本独自文化にも対応できる、その答えとは？
三菱ケミカル株式会社
導入製品
ResourceLook（会議予約システム）
導入背景・課題点
当社は、総合化学メーカーとして、社内課題の解決に向けた製品やサービスを提供しております。
2018年11月より 三菱ケミカルグループ（以下：MCG）全体※でOffice 365 を導入しており、Office 365 導入後の会議室予約システムにおいても旧環境のサービスレベルを維持し、国内では日本特有の「来客対応」にも対応できる製品を探していました。
※三菱ケミカルグループは、三菱ケミカルグループ株式会社とそのグループ会社の総称です。
MCG各社※では、応接フロアと会議室フロアに分けて運用を行う拠点が多いことから、新しい会議室予約システム導入のミッションとして2点が挙がりました。
【ミッション】
- 応接フロアにおける来客受付のサービスレベル維持
- 会議室フロアにおける空予約会議室の削減、稼働率向上
サービスを選定した理由
マイクロソフトテクノロジーに精通しているビービーシステム社のResourceLookを、マイクロソフト社から紹介されたことがきっかけでした。他社製品とも比較検討したところ、”応接利用” ”会議利用” といったグループ各社の運用に沿った設定・運用ができることが分かり、本社ビルで採用することにしました。 本社ビルでの稼働後に事業所や研究所の会議室も管理対象として導入しました。
また、ライセンス料がOffice 365 のユーザー数では無く、会議室（リソース）単位での算出であること、1室2000円（定価）という安価さも、グループ全体での導入の決め手になりました。
導入後の効果・結果
当社および MCG各社では、”来客専用” “社内専用” “兼用” と、各社ごとに運用方法が異なり、各社のパターンに合わせたルール設定が必要でしたが、ResourceLookの多機能さから細かな使い分けをすることができました。
例えば、“社内専用”の場合は来客情報管理を利用しない、といった会議室単位での利用設定を行い、各パターンにあわせて運用しています。
当社は有人の受付はいないため応接用途の他、空予約の削減による会議室の有効活用に主眼を置いた運用を行っています。
会議室予約・運用面での効果
当社では、各会議室の入り口にResourceLookの「会議室端末」（iPad）を設置し、入退室時のチェックイン・チェックアウト操作を行うことで、空予約を開放しています。また、予約当日まで予約者宛に配信されるリマインドメール機能を採用しており、不要会議室予約の早期リリースにも役立っています。
【機能ごとのメリット】
- リマインドメール
予約者が不要となった予約を事前に削除するようになり、複数日程を仮押さえした予約が放置されるケースが減少しました。 - 自動キャンセル機能
予約されていても使用していない会議室が自動キャンセルされることにより、急な会議が設定されても会議室を使えるようになりました。
自動キャンセルによって会議室を有効活用することができ、使いたいときに使える会議室が増えました。 - 会議室端末設置および操作無効機能
プロジェクトなどで一定期間会議室を専用利用している場合も、社内に伝わりやすくなりました。
社内掲示板に掲載しただけでは周知が行き届かず、目的外の利用をされてしまうケースもありましたが、ResourceLookの会議室端末では”プロジェクト専用利用中”であることがすぐに利用者へ伝わります。さらに、専用利用中は入室のタッチ操作を行えないようにすることで目的外の利用を防ぐ効果も見られました。
総合的に想定以上の効果を得た
導入後のレポートでは空予約の事前開放率が30％、当日の自動開放率が14％上昇しています。さらに、1週間モニタリングをしたところ、700件近い予約のうち、90件の自動開放が行われ、時間換算で約190時間の空予約の開放というデータが出ました。
ユーザーへの影響も最小限に抑えつつ、サービスレベルを維持できたと実感しています。
MCG各社で、来客受付の担当がいるパターンでは、「来訪者管理機能」を活用中
MCG各社では、会議室予約と併せて、ResourceLook来訪者管理用のOutlookアドインから、来客人数などの来客情報も入力し、受付担当と来客情報を共有しています。予約時の来客情報入力の徹底には、「カスタム項目」を活用して、独自の入力項目欄を作成し、入力の徹底を促しています。Outlookアドインの入力箇所の呼び出しも簡単に行えるため、予約時間の入力と併せて来客情報の入力ができ、ユーザビリティの向上と情報の一元管理が容易に行えています。
受付担当者は、専用画面で来客の有・無しが色分けされた一覧で視覚的な確認ができています。入力内容のチェックや、実際のお客様対応業務においても、時間短縮につながっています。
まとめ おすすめポイント
- Exchange（Office 365）との連携で、利便性の向上
- 自動キャンセル機能とリマインドメールで、空予約の削減、稼働率の向上
- 会議室（リソース）数の契約で、お試し利用から本番導入後の増減も簡単
- 来客用・社内用など、会議室毎に運用設定を分けることが可能
お客様プロフィール
三菱ケミカル株式会社 （お客様サイトが開きます）
総合化学メーカーとして、素材から機能商品といった多種多様な製品を通じ、社会課題の解決に貢献するソリューションを提供している。また、三菱ケミカルグループ※のIT機能会社としても、国内外760社以上、約7万人が利用するグループ全体のシステム基盤を半世紀にわたり支えつづけている。
導入サービス紹介
※本ページの内容は、2020年5月現在の情報をもとに作成しています。※記載している企業名は2023年3月時点のものに更新しております。
